DEN OPTIMALA KONFERENSBOKNINGSGUIDEN

CHECKLISTA

Checklista

Nyckeln till en lyckad konferens och möte är ett gediget och noggrant genomfört planeringsarbete. Vi har därför tagit fram denna guide och checklista med de steg som vi av erfarenhet ser som avgörande för en lyckad konferens. Den listar det ni bör tänka på när ni ska boka en anläggning för er konferens. Aktiviteter som bör göras innan, under och efter konferensen. Vi hoppas ni med detta stöd kan lägga mer energi och fokus på innehållet i ert möte för att uppnå bästa möjliga resultat.

Lycka till med er konferens!


Mål och syfte

Vad har ni för mål och syfte med mötet och konferensen? Vad vill ni åstakomma och beroende på vilket budskap som ska förmedlas kan platsen och anläggningen spela en avgörande roll för att det mottages på bästa sätt. Tänk på vad ni vill att deltagarna ska känna, tycka och tänka, både under och efter konferensen.

Budget

Se alltid till att ha en tydlig budget säkrad innan ni börjar planera konferensen i detalj. Specificera vad som ingår i budgeten och vad som eventuellt inte ingår. Det är också viktigt att veta när ni pratar med anläggningarna och var noga med att fråga vad som ingår i priset. Alla jobbar olika och därför bättre att fråga för att vara så tydlig som möjligt och undvika oönskade överraskningar.

Målgrupp och deltagare

Hur många och vilka ska bjudas in till mötet? Kanske agendan i tid måste anpassas efter vissa nyckelpersoners tillgänglighet.

Datum och tider

Hitta ett datum som inte krockar med andra viktiga aktiviteter för deltagarna och verifiera med nyckelpersoner att de är tillgängliga. Var noga med att boka in tillräckligt med tid för hela agendan och se till att ha utrymme för teambuilding aktiviteter. Rekommenderat att ha två pauser under dagen med aktiviteter eller teamuppgifter och det kan vara en bra ide att boka in en given tid för att ta telefonsamtal och svara på de mest akuta emails för att minska stressen och hålla bättre fokus under själva mötet.

Möblering och teknik

Det finns många olika sätt att möblera för en konferens. Tänk på syftet och målet med mötet när ni väljer möblering. Rådfråga gärna anläggningen vad dom tycker brukar funka bäst i deras specifika lokaler, för varje lokal har sin specifika karaktär. Verifiera att nödvändig teknisk utrustning finns på plats alternativt hyrs in för konferensen.

Profil och plats

Finns det några geografiska perspektiv att förhålla sig till? Ska det hållas nära huvudkontoret eller ska man mötas på vägen mitt emellan? Några specifika önskemål gällande profil eller plats? Kanske det ska ligga naturnära eller centralt med bra kommunikationer eller är det möjligen aktiviteterna, maten eller att det är ett miljövänligt alternativ som är viktigast. Alla möten är unika och ni behöver identifiera vad som prioriteras i just detta tillfälle för att få ut bästa möjliga resultat.

Anläggningar

Likväl som att alla möten är unika, så är även alla anläggningar. Identifiera de anläggningar som möter era behov genom att använda konferensbokning.se och dess sökfunktioner. Verifiera sedan tillgänglighet. Ta in offerter och om ni har möjlighet, glöm inte åka och titta på anläggningen i person innan ni bestämmer er.

Detaljer

Gå igenom detaljplanen för er konferens: vad behövs det för teknisk utrustning, samla in information kring allergier och eventuell special kost, hur ska betalning göras och ska deltagarna betala för något själva, skicka ut inbjudningar, gör budget avstämning, dela deltagarlistan med anläggningen, välj menyer för middagar/lunch/fika och verifiera föreläsare och aktiviteter. Se till att ha en plan B om något oväntat skulle hända, någon föreläsare kanske blir sjuk eller central teknik som inte funkar etc.

Aktiviteter och talare

Besluta om eventuella aktiviteter, vad passar gruppen och mötets karaktär? Tänk på att hela gruppen ska kunna delta för att få ut det bästa av aktiviteten. Rådfråga anläggningens experter vad de rekommenderar. Boka talare eller gästföreläsare i god tid. Det kan vara en talare som är direkt kopplad till ämnet för mötet eller en som bryter agendan med något annat spännande ämne som inspirera till nytänkande eller väcker diskussion.

Transport

Boka extern transport om så behövs. Var noga med att ha all logistik väl planerad. Det gäller både till och från konferensen i sig, men också till aktiviteter, middagar, byte av mötesrum etc.

Offert och avbokningsregler

När ni mottagit offerter, jämför och se till att det inte är något som är otydligt gällande pris eller vad som ingår i priset. Läs avbokningsreglerna noggrant och notera sista avbokningsdatum i kalendern för att undvika eventuella avbokningsavgifter om avbokning mot all förmodan skulle vara aktuell. Verifiera också vad som gäller för ändring av antal deltagare, rum etc.

Uppföljning

Konferensen är över och allt har förhoppningsvis gått enligt plan, då är det dags att följa upp och få feedback.

Uppföljning är bra för att:

1. Tacka alla inblandade, deltagare och de som varit delaktiga i att hålla konferensen.

2. Få feedback på hur konferensen upplevts. Vad har vart bra och vad behöver bli bättre tills nästa gång. Det är viktigt att ta lärdom av det som gått bra och mindre bra.